La dirección de compras es una unidad muy dinámica dentro de una empresa. En ese sentido, los cambios son muy frecuentes por diversas razones. Ya sea por la modificación de un sistema ERP, políticas y regulaciones a nivel interno o externo, movimientos en la directiva de la empresa o situaciones muy intrínsecas a la organización, el cambio será una constante en la cadena de abastecimiento.

Cuando confrontamos el cambio con la urgencia, que caracteriza el nivel de respuesta esperado por defecto en el área de compras, surgen consecuencias inevitables como la resistencia. Esto debido a las vacas sagradas que mantienen al personal en su zona de confort.

En entornos organizacionales, el concepto “Vaca Sagrada” se refiere a aquellas viejas prácticas, políticas, procesos o formas de trabajo rancias y obsoletas que inhiben el cambio e impiden responder a las nuevas oportunidades. Un ejemplo clásico es el popular “siempre se ha hecho así”, que define el peligroso estatus quo, que suele ganar muchos adeptos ante propuestas de cambio.

¿Cómo manejar el cambio con nuestros compradores y sus atiborradas cargas de trabajo o ante nuestros clientes internos y sus apresuradas agendas?

Mucha veces me resulta penoso observar, como  alumnos o clientes compradores, se cierran ante la posibilidad de introducir mejoras en sus procesos, porque no tienen tiempo para implementarlas. Es como quedarnos en el auto sin gasolina porque no tenemos tiempo para recargar.  Constantemente lucho para cambiar sus viejos paradigmas, como por ejemplo:

• Que son mas productivos mientras mas ordenes de compra logren procesar.
• Trabajar en piloto automático sin retar los procesos.
• Trabajar sin un estándar definido permitiendo que sean los eventos del día que dispongan el orden de sus actividades.
• No incorporar la inteligencia artificial a sus tareas porque no la saben usar.
• Reaccionar en lugar de accionar proactivamente.

Robert Krieger y David  Brandt, en su libro “De las Vacas Sagradas se hacen las mejores Hamburguesas”, abordan de manera magistral estrategias rompe paradigmas que ayudan a desarrollar personas y organizaciones en procesos de cambio. Escrito en 1996, sus conceptos siguen vigentes y altamente útiles para abrazar un cambio inspirador.

Extrapolando sus recomendaciones al área de compras, tendríamos las siguientes estrategias para transformar nuestro hato de vacas sagradas en un entorno innovador, capaz de reinventarse antes de que la necesidad lo obligue a hacerlo.

1. El autor inicia su método con lo que denomina “Cacería de las Vacas Sagradas”, que en nuestro caso particular consistiría en detectar practicas ineficientes, procesos innecesarios, políticas obsoletas que ya no se alinean con el accionar de la empresa y todas aquellas vacas que ralentizan el proceso de compras creando re trabajos y cuellos de botella. En este punto los métodos de mejora continua son muy útiles para detectar áreas de oportunidad, como el Kaizen, Las 5s y Poka Yoke, entre otros.
2. Desarrollar un ambiente de disposición al cambio. La recomendación del autor es hacer la labor de convencimiento antes de introducir el cambio, cuidando los tiempos de comunicación y entrenamiento a priori y no luego de la implementación, cuando podría parecer una imposición para la cual nadie se siente preparado.
3. De resistencia a abrazar el cambio. Esto puede lograrse en primera instancia identificando las razones de la resistencia, que siempre surgen a nivel individual. Cada empleado puede tener su propia fuente de rechazo, que va desde el temor, la sensación de impotencia ante lo que indefectiblemente hay que acatar, la inercia o incapacidad de los seres humanos para modificar su forma de procesar la información aferrándose a modelos mentales predeterminados y la falta de interés personal al no confiar en los futuros beneficios. Ante estos casos es importante mostrar el “Costo De No Cambiar” que podría amenazar la supervivencia de la empresa y por ende los puestos de trabajo.
4. Motivar a las personas al cambio, donde puede funcionar transmitir un sentido de urgencia del cambio, generando la adrenalina que mueva a la acción; inspirar a través de un liderazgo objetivo, de visión clara y convincente, no de aquellos que solo venden leyendas urbanas.

Estas estrategias incluyen a compradores y clientes internos, pues  ambos deben conformar una mancuerna que equilibre el peso de la transformación, logrando la estabilidad del cambio. Los invito a que inicien con un mapeo de sus procesos utilizando herramientas visuales como diagramas de flujo y calculen el tiempo involucrado en cada uno vs. su impacto o aporte, y tendrán la oportunidad de cazar muchas vacas sagradas para hacer las mejores hamburguesas.